Информационное письмо в РКН об изменениях: сроки и как подать
Уведомление в Роскомнадзор подают один раз, а поддерживать его придётся всё время, пока вы обрабатываете персональные данные. Поменялись цели, подключили новый сервис на сайте, сменился ответственный – сведения в реестре операторов устарели, и их нужно обновить информационным письмом об изменениях. Разберём, когда оно нужно, в какой срок и как его подать.
Срок: до 15-го числа следующего месяца
По ч. 7 ст. 22 152-ФЗ оператор сообщает об изменениях не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором они произошли. Пример: подключили новую CRM 3 октября – письмо нужно подать до 15 ноября.
Закон просит сообщить обо всех изменениях за этот период. Если за месяц поменялось несколько вещей, их можно собрать в одно письмо, а не подавать по письму на каждое.
Что считается изменением
Изменением считается любое расхождение с тем, что вы указали в уведомлении по ч. 3 ст. 22 152-ФЗ. На практике поводы такие:
- новая цель обработки – например, раньше собирали заявки, а теперь запустили рассылку или программу лояльности;
- новые категории данных или субъектов – добавили в форму дату рождения, начали собирать резюме соискателей;
- иностранные сервисы – на сайте появился виджет, счётчик или CRM, которые передают данные за рубеж;
- база данных переехала – сменили хостинг или облако;
- сменился ответственный за организацию обработки ПДн;
- сменились реквизиты – наименование, адрес;
- изменились меры защиты, описанные в уведомлении.
Сайт меняется чаще, чем кажется. Маркетолог подключил новый пиксель, разработчик добавил поле в форму – и сведения в реестре уже не совпадают с реальностью, хотя никто не принимал решения «изменить обработку ПДн».
Иностранный сервис – это ещё и отдельное уведомление
Если изменение связано с передачей данных за рубеж, одного информационного письма мало. По ч. 3 ст. 12 152-ФЗ о трансграничной передаче уведомляют отдельно и до начала передачи, а не задним числом до 15-го. Какие сервисы на сайте её вызывают – разобрали в статье о зарубежных счётчиках и трекерах.
Как подать письмо
- Откройте
pd.rkn.gov.ru→ «Реестр операторов» → форму «Уведомление об изменении сведений, содержащихся в уведомлении о намерении осуществлять обработку персональных данных». - Укажите идентификатор и ключ записи – их выдали при подаче первичного уведомления. Без ключа изменения не подать, поэтому храните его вместе с документами по ПДн.
- Внесите новые сведения. Формулировки целей и категорий берите из обновлённой политики обработки ПДн: письмо и политика должны совпадать.
- Подпишите и отправьте: через Госуслуги (ЕСИА), усиленной квалифицированной электронной подписью или на бумаге.
Статус письма проверяют на портале в разделе проверки состояния уведомления, а результат – поиском по ИНН в реестре операторов.
Если вы ещё не подавали первичное уведомление, начните с него – пошагово в статье как подать уведомление в РКН.
Прекращение обработки
Если вы полностью прекратили обрабатывать персональные данные – закрыли бизнес или сайт, ликвидировали юрлицо, – сообщите об этом Роскомнадзору в течение 10 рабочих дней с даты прекращения (ч. 7 ст. 22 152-ФЗ). После этого сведения исключат из реестра.
Что будет за просрочку
Крупный штраф за неподачу уведомления – 100 000–300 000 ₽ для юрлиц и ИП по ч. 10 ст. 13.11 КоАП – относится к уведомлению о намерении обрабатывать данные, то есть к первичной подаче. Для информационного письма об изменениях отдельного состава в ст. 13.11 нет.
Несвоевременная подача сведений в госорган подпадает под общую ст. 19.7 КоАП: предупреждение или штраф – гражданам 100–300 ₽, должностным лицам 300–500 ₽, юрлицам 3 000–5 000 ₽.
Настоящий риск в другом. Устаревшая запись в реестре обычно означает, что и политика обработки ПДн, и согласия на сайте тоже отстали от реальности. А за это уже отдельные штрафы – они собраны в статье о штрафах по 152-ФЗ.
Как понять, что пора подавать письмо
Сравните то, что указано в уведомлении, с тем, что сейчас реально работает на сайте. Бесплатная проверка LawCheck покажет, какие данные собирают формы, какие сторонние и иностранные сервисы подключены, и сверит вас с реестром операторов. Если список сервисов разошёлся с уведомлением – это повод для письма.
Проверить свой сайт за 60 секунд →